J’ai remarqué que la plupart des gens (moi y compris) élaborent des systèmes compliqués d’organisation et de gestions de tâches. Et si on explorait ensemble pourquoi et comment simplifier ça.
Une gestion des tâches trop compliquée exige beaucoup de travail supplémentaire ; si vous devez passer beaucoup de temps à organiser et à structurer votre système, vous passez du temps sur le système alors qu’il pourrait être consacré à quelque chose de plus significatif.
Le fait d’avoir un meilleur système de productivité ne nous rend pas plus productif·ves. La capacité à faire les choses difficiles ne dépend pas du système, mais de votre aptitude à faire face à l’incertitude et à la résistance. C’est une chose à laquelle on peut s’entraîner, mais que l’on ne trouvera pas dans un système de productivité.
Avoir de meilleurs systèmes d’organisation ou de prise de notes ne nous rend pas plus organisés. C’est de l’occupation pour nous distraire. C’est comme réarranger les chaises longues sur le pont du Titanic.
Pourquoi passons-nous tant de temps à mettre au point des systèmes et à les rendre si compliqués ? Tout simplement par peur. On est débordé·es et on a peur de ne pas pouvoir tout gérer. On pense que si on achète un meilleur système, ce sera la réponse dont on a besoin pour commencer à faire les choses. On a peur de laisser tomber l’une des nombreuses balles que l’on en l’air. C’est tout simplement de la peur, et tout le monde en a.
Ce que je vais partager ici, c’est un système (oui, mais) simple ; il n’est pas censé être le système parfait, ou celui que vous devez adopter pour commencer à vous mettre en action. Il s’agit d’un modèle tout basique qui peut montrer à quel point les choses peuvent être simples.
Un système simple
Voici le système : dressez une seule liste de vos tâches. Une seule liste. Mettez-y tout ce que vous avez à faire. Chaque jour, choisissez quelques éléments de cette liste globale sur lesquels vous concentrer.
C’est tout.
Passez en revue vos emails et, pour chacun d’entre eux, ajoutez une tâche à la liste globale. Mettez l’e-mail en “Suivi” et archivez-le pour qu’il ne soit plus dans votre boîte de réception. Répétez l’opération jusqu’à ce que votre boîte de réception soit vide. Faites de même avec les messages auxquels vous n’avez pas répondu parce qu’ils contiennent une tâche ou une décision à prendre. Les e-mails et les applications de messagerie ne sont pas conçus pour stocker vos tâches.
Vous avez peut-être un tas de choses sur le bureau de votre ordinateur. Passez-les en revue et mettez-les sur la liste globale.
Parcourez les dix mille onglets de votre navigateur et prenez les tâches que chacun d’entre eux représente, notez-les sur votre liste globale, puis mettez l’onglet en signet et fermez-le.
OK, vous avez maintenant une seule liste. Les choses devraient être beaucoup plus simples (quelques ajouts possibles sont présentés ci-dessous dans la dernière section). Il y a de fortes chances que vous vous sentiez dépassé·e par tout ça. Ce qui signifie qu’il faut qu’on parle de la croyance sous-jacente à ce système simple de la Liste Globale.
La croyance
La raison pour laquelle une longue liste nous étouffe est que, sous la liste des tâches, se cache une croyance : 1) on pense qu’il s’agit d’une liste que l’on doit terminer ; et 2) on craint de ne pas être à la hauteur si on ne parvient pas à la terminer ou du moins à la maîtriser. On fonde notre estime de soi et notre sécurité sur notre capacité à terminer cette liste… mais elle est trop longue pour être terminée ! En fait, une liste de tâches ne sera jamais terminée, même si vous vous y tenez jusqu’à la mort.
Il s’agit là d’une croyance peu utile qui génère stress et anxiété.
Je propose une vision différente : les tâches sont des options que l’on peut utiliser pour créer l’oeuvre d’art qu’est notre vie.
Imaginez que vous ayez une grande palette de peintures et que vous puissiez l’utiliser pour peindre votre œuvre sur une toile. Vous n’avez pas l’impression de devoir finir toutes les peintures de la palette, n’est-ce pas ? Il ne s’agit pas de tout finir pour éviter de se sentir inadéquat·e.
Au contraire, les peintures sont des fournitures pour faire de l’art. Ce sont des choses dans lesquelles vous pouvez tremper votre pinceau pour créer l’oeuvre d’art qu’est votre vie.
Vous pouvez vous amuser avec votre art. Vous pouvez vous exprimer pleinement et exprimer votre vérité la plus profonde. On ne joue plus dans la même cour.
Réponses aux “oui, mais…”
Établir une seule liste est peut-être trop simple pour certains, c’est pourquoi je vous propose examiner quelques modifications possibles en fonction des questions qui pourraient se poser …
Q : La liste est trop longue, comment me concentrer ?
R : Préparez une liste plus courte pour Aujourd’hui. Choisissez des éléments de la liste unique et mettez-les sur la liste Aujourd’hui. Faites-le à la fin de chaque journée pour le lendemain, afin de commencer votre journée avec un plan déjà établi.
Q : Comment choisir ce sur quoi je dois me concentrer ?
R : Si vous avez du mal à décider quoi mettre sur votre liste Aujourd’hui… il se peut que vous soyez confronté·e à l’incertitude. Cette incertitude peut être à l’origine de nombreux blocages, car si vous ne savez pas… alors quoi ? Je vous encourage à rester une minute dans ce blocage, dans ce « je ne sais pas », dans cette incertitude. Les réponses viendront à vous si vous acceptez l’ignorance pendant une minute ou deux. Il est bon de créer un rituel quotidien qui consiste à dresser la liste des choses à faire aujourd’hui pour le lendemain… et, dans ce rituel, de se poser un moment pour clarifier ce qu’il faut ajouter à la liste. Et lorsque vous créez la liste, c’est comme si vous créiez de l’art à partir de votre vie !
Q : Je ne finis jamais ma liste Aujourd’hui, que faire ?
R : Si vous créez une œuvre d’art et que vous ne la terminez pas… que faites-vous ? Vous pouvez continuer à travailler dessus demain. Ou l’abandonner et repartir à zéro ! Ou en incorporer une partie dans votre prochaine œuvre d’art. Mais ne pas la terminer n’est pas un problème. Ça fait partie du processus.
Q : Qu’en est-il des réunions, des appels et des rendez-vous ?
R : J’aime les inscrire sur un calendrier plutôt que sur une liste de tâches. Le calendrier peut donc faire partie du système simple. Je consulte mon calendrier la veille au soir pour voir ce que j’ai à faire, puis à nouveau le matin.
Q : Que se passe-t-il si je veux regrouper toutes mes tâches financières dans un seul endroit, tous mes appels dans un autre, toutes mes courses dans un autre, etc ?
R : C’est parfait ! La liste globale n’est qu’une solution possible. Si vous souhaitez avoir une liste pour vos principales tâches professionnelles et une autre liste pour vos finances et les tâches administratives que vous effectuez certains jours, n’hésitez pas. Veillez simplement à ce que les choses restent simples.
Q : Que faire si je me retrouve à abandonner des tâches et à me sentir désorganisé·e ?
R : Si vous étiez en train de peindre une immense toile et que vous oubliiez sans cesse d’en peindre certaines parties… que feriez-vous ? Vous réserveriez probablement du temps pour peindre ces parties, si elles sont importantes. Parfois, elles ne sont pas importantes et vous ne prenez pas le temps de les peindre. C’est à vous de décider comment travailler avec ça. Le plus gros problème est la sensation d’être désorganisé·e. Il s’agit simplement d’une sensation. C’est une sensation de chaos, de changement, de ne pas avoir tout en ordre parfait. Pouvez-vous créer des œuvres d’art avec cette sensation ?
Crédit Photo : Andrew Neel