4 conseils pour une meilleure connexion humaine et une communication plus stratégique dans un monde hybride et à distance.
Hier encore, on était habitué·es aux réunions d’équipe en ligne, et aujourd’hui, l’hybride est presque devenu la norme !
Les modes de travail hybrides offrent aux salarié·es une plus grande flexibilité et renforcent l’engagement et la fidélisation. Cependant, ils peuvent également créer un certain nombre de problèmes de communication, à savoir :
- Confiance et engagement : Les équipes peuvent connaître des niveaux de confiance et d’engagement plus faibles car la distance physique entre les groupes peut éroder le sentiment d’appartenance.
- Déconnexion : En l’absence d’interactions régulières tous ensemble, les salarié·es peuvent se sentir déconnecté·es et seul·es, ce qui entraîne une diminution de la satisfaction et du bien-être au travail.
- Désalignement : En l’absence de structures claires pour favoriser la collaboration hybride, des cliques et des silos peuvent se former, entraînant des ruptures de communication.
C’est une chose de travailler dans un environnement distant ou hybride, et c’en est une autre d’organiser des réunions hybrides ! Lorsque certaines personnes se réunissent dans la même salle et que d’autres rejoignent la réunion en ligne, c’est là que bien concevoir et faciliter l’expérience peut vous aider à faire passer la réunion de 😬 stressante et dispersée à 🏄♂️ fluide et sans heurts.
Voici quatre conseils à garder à l’esprit pour une meilleure connexion humaine et une communication plus stratégique au sein d’équipes distantes et hybrides :
1. Connecter vite 🙌
Surtout dans un environnement hybride, où vous risquez que les gens se sentent déconnectés. Commencez chaque réunion par une activité de connexion, par exemple un rituel de check-in. Commencer par une activité de connexion permet de réunir tout le monde dans la salle (physiquement ou virtuellement) et de créer un pont entre les participant·es virtuel·les et les participant·es en personne. Vous pouvez :
✅ Poser une question de check-in différente et demander à chaque personne de partager sa réponse à haute voix. Cette méthode fonctionne bien pour les petits groupes.
✅ Utiliser un sondage, comme mentimeter.com, ou autre appli pour entendre tout le monde en même temps. Chez Boots & Cats, on aime utiliser une métaphore météorologique pour demander aux participant·es de partager leurs sentiments avant la réunion. Par exemple, se sentent-ils ensoleillés et lumineux, nuageux avec chance de pluie, ou orage ? Cette méthode fonctionne bien dans les grands groupes.
2. Disposer d’un système de soutien solide 🤝
Je recommande vivement qu’au moins une personne anime chacun des groupes (en personne et virtuels) afin qu’aucun groupe ne se sente exclu ou désavantagé. Ça permet également aux animateurs et animatrices de se rapprocher des deux groupes et de faire de la réunion une expérience inclusive et fédératrice.
Astuce : Lorsque j’anime une réunion hybride, on crée un canal de communication pour les facilitateurs et facilitratrices (par exemple, un groupe Whatsapp) afin de favoriser la collaboration en coulisses et de les aider à être sur la même longueur d’onde.
3. Mettre en place un système de discussion 🗣️
On sait que les choses se gâtent lorsque l’on pose des questions à l’ensemble du groupe en même temps. Personne ne veut de ces moments pénibles où les gens parlent les uns sur les autres. C’est pourquoi, en particulier dans l’espace hybride, j’aime appliquer un principe de design : « La structure est votre co-facilitatrice ». Lorsque vous établissez des lignes directrices, expliquez clairement comment le groupe hybride peut communiquer au mieux :
- Essayez une réflexion dynamique de type « ping-pong » 🏓 où vous alternez entre les participants en ligne et hors ligne, ce qui permet d’entendre différents points de vue et de favoriser l’engagement de tous les membres de l’équipe. Je suggère de commencer par entendre les voix des participants en ligne, car l’hybride a tendance à être biaisé en faveur du groupe en personne.
- Créez un mot de code 🔑 D’après mon expérience, le groupe en ligne risque le plus souvent de se sentir exclu, car il ne peut pas souvent entendre les discussions, les rires ou les plaisanteries internes qui se produisent plus naturellement en personne. Lors d’un récent événement hybride que j’ai animé, nous avons cocréé le mot de code « curiosité ». Lorsqu’un·e participant·e à distance n’entendait pas ce qui se passait hors ligne, il/elle prononçait ce mot et, en tant que groupe, nous nous arrêtions pour l’informer de ce qu’il/elle avait pu manquer. Cela a également permis au groupe live de prendre la température et de voir s’il était inclusif en fonction de la fréquence à laquelle les participant·es prononçaient ou non le mot de code.
4. Diversifier vos modes de diffusion 🤩
Pour maximiser l’efficacité des environnements hybrides, il faut changer les choses ! Vous pouvez par exemple :
- Planifier des moments de réflexion parallèles où les membres de l’équipe en ligne et en personne discutent ensemble dans leurs espaces respectifs, avant de se réunir pour réfléchir à différentes idées.
- Organiser des salles de réunion hybrides mixtes qui permettent de créer des discussions en petits groupes de deux ou de trois, en faisant le lien entre l’espace en ligne et l’espace hors ligne. Le fait de réunir les deux groupes permet de collaborer et d’établir des relations au-delà des frontières géographiques. Dans ce cas, je vous encourage à demander aux participants hors ligne d’apporter leur ordinateur dans l’espace et de l’installer pendant une pause pour gagner du temps.
Il existe un grand nombre d’outils, d’astuces et de techniques de communication hybride à utiliser, en fonction de vos défis les plus urgents. Commencez par adopter un ou deux de ces conseils et voyez la connexion et la communication au sein de votre équipe s’épanouir dans l’espace hybride. 🗝 En cas de doute, rappelez-vous que la connexion est la clé de la construction d’une équipe hybride forte et communicative !
🏊♀️ PLONGEZ DANS LA COMMUNICATION AVEC MOI !
La communication prend de nombreuses formes et se présente différemment pour chaque équipe ou groupe. Il est important de comprendre les besoins spécifiques de chacun et de créer des stratégies intentionnelles pour la rationaliser.
Le moment est venu d’améliorer votre pratique !
Si vous êtes amené à concevoir ou à animer des environnements virtuels et hybrides, contactez-moi pour des sessions d’accompagnement individuel ! Améliorez vos compétences pour mieux naviguer un monde hybride ou réimaginez ce que peut être, pour votre équipe, une véritable expérience d’apprentissage et d’échanges dynamique.
Crédit Photo : Sigmund