En cette ère de distanciation sociale, des entreprises entières sont passées au travail virtuel assez rapidement. Ce fut désorientant pour tout le monde, mais, imaginez le stress pour les personnes qui ont sont entrées en poste en Mars 2020. Peu d’organisations sont au point sur l’accueil des nouvelles recrues en tant normal ; mais ces employé∙es post COVID-19 ont dû découvrir les manières de travailler et la culture d’entreprise… de loin!

Vous essayez de vous sortir d’un pétrin sur votre nouvel ordinateur portable avant même de savoir qui s’occupe de l’entretien du parc informatique. Vous ne savez peut-être pas si tout le monde s’est retrouvé pour une réunion, sans vous…

Avec un peu de chance, cette première année d’expérience a permis de comprendre quelques process de base, mais, alors que les commerces se préparent à ouvrir à nouveau, les entreprises vont, on l’espère, se remettre à embaucher. Et quand de plus en plus d’organisations s’habituent au travail délocalisé, de nombreuses personnes vont devoir trouver un moyen de bien accueillir les nouvelles recrues lorsqu’on ne peut pas simplement les inviter à déjeuner le premier jour.

Heureusement, il existe quelques manières simples de le faire.

Bien avant la distanciation sociale, Job.com a expérimenté avec le travail à distance, et Arran Stewart, l’un des co-fondateurs de la plateforme, a partagé quelques suggestions pratiques sur ce que l’on peut faire pour le premier jour d’une nouvelle recrue.

Tout d’abord, il propose d’organiser une réunion d’accueil virtuelle. Tou∙tes les salarié∙es qui vont travailler de manière rapprochée avec la nouvelle personne y participent et se présentent. Les membres de l’équipe parlent de leur job, donnent un peu de biographie pour établir de potentiels centres d’intérêt communs, et insistent sur les endroits où ils/elles peuvent donner un coup de main. Selon la culture de l’entreprise, cette réunion peut être plus ou moins formelle, mais elle est extrêmement importante car elle permet à la nouvelle recrue de se familiariser avec les noms et les visages.

Ensuite, il explique que cette personne doit être invitée à toutes les visios et autre conférences téléphoniques nécessaires dans cette première semaine. L’agenda peut être vu ensemble pendant la réunion d’accueil. Obliger les gens à y faire référence permet de leur éviter d’oublier d’ajouter la nouvelle recrue pour une réunion prévue vendredi. Malheureusement, les humains ne sont pas doués pour se souvenir d’inviter les personnes qui ne sont pas sous leurs nez… ce qui est le cas lorsqu’on travaille tous à distance. Ces invitations en masse permettent à l’équipe d’éviter de se retrouver en visio-conférence le vendredi et de s’apercevoir : « oups, on a oublié Betty! »

Enfin, si vous êtes le ou la manager, il est important d’appeler la nouvelle recrue. Et ce, peut-être plus d’une fois… Vous pouvez voir comment elle va, mais l’objectif principal de ces appels est de s’assurer qu’elle se sent à l’aise de faire de même si elle a des questions sur quoi que ce soit. Bien mieux que de la laisser toute seule, chez elle, à souffrir en silence… Une nouvelle personne ne connait peut-être pas la culture de l’entreprise et si c’est ok de simplement passer un coup de fil. Montrez-lui que c’est ok, en le faisant vous-même.

Bien entendu, il est crucial d’inclure cette nouvelle recrue dans toute opportunité plus « sociale ». Vous pouvez briser la glace en la présentant et en parlant de quelque chose de spécifique chez elle que les autres pourraient être curieux de mieux connaître. Mais les trois premières étapes sont décisives quand il s’agit de l’intégrer dans les process de travail, ce qui est, j’imagine, votre priorité.

Si vous avez expérimenté des manières spécifiques de bien accueillir les nouvelles recrues, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires ci-dessous!